MAIL MARGE

Pada menu Mail Marge terdapat terdapat beberapa grup yang memiliki fungsinya masing-masing, tapi sebelum kita membahas fungsi dari grup pada mail marge ini kita cari tau dulu yuk Mail Marge itu apa sih ? Yuk !! langsung saja simak pembahasan berikut..

Mail Marge 

Biasa digunakan apabila hendak membuat surat dalam format yang sama namun, nama, alamat, atau keterangan lain berbeda. Sehingga kita dapat dengan cepat membuat surat dengan variabel data yang berbeda.

Fungsi dari masing-masing grup dan ikon yang terdapat pada Mail Marge

1. Create

Pada grup create terdapat Envelopes dan Labels , masing-masing memiliki fungsu yang yang berbeda yakni :

1. Envelopes : Digunakan untuk membuat dan mencetak amplop secara tunggal ataupun massal.
2. Labels : Digunakan untuk membuat label.

2. Start Mail Marge

Pada grup start mail marge terdiri  dari Mail Marge, Select Recipients, dan Edit Recipient List, yang memiliki fungsi masing-masing yakni :

1. Start Mail Marge :

1. Latter : Digunakan untuk membuat surat atau formulir yang ingin mencetak atau dikirim kepada penerima yang berbeda.
2. E-mail massage : Digunakan untuk merubah word menadi tampilan e-mail
3. Envelopes : Digunakan untuk membuat dan mencetak amplop secara tunggal ataupun massal.
4. Labels : Digunakan untuk membuat label
5. Directory : Digunakan untuk mengembalikan tampilan word seperti biasa
6. Normal word document : Digunakan untuk mengembalikan tampilan word seperti biasa
7. Step-by-step mail marge wizard : Digunakan untuk menyeleksi dokument yang ingin dikerjakan

2. Select Recipients :

1. Type a new list : Digunakan untuk menambahkan penerima atau data penerima yang bukan dari data yang telah tersimpan
2. Use an existing list : Digunakan untuk menambahkan penerima atau data penerima yang telah tersimpan disuatu dokumen

3. Edit Recepient List : Digunakan untuk merubah daftar penerima

3. Write and Insert Fields

Pada grup Write and insert field terdiri dari Higlight merge fields, Address block, Greeting line, Insert merge field, Rules , Match fields , Update labels yang memiliki fungsi masing-masing yakni :

1. Higlight merge fields :  Digunakan untuk memberikan warna pada dokumen 
2. Address block : Digunakan untuk menambahkan alamat yang akan dikirimi e-mail.
3. Greeting line : Digunakan untuk  memberi garis bawah pada nama pada dokumen.
4. Insert merge field : Digunakan untuk menambahkan kolom dari sumber data yang ada.
5. Rules : Digunakan untuk menambah dan menggabungkan keputusan yang dibuat.
6. Match fields : Digunakan untuk mengartikan arti yang berbeda pada penerima.
7. Update labels : Digunakan untuk memperbarui data yang baru dimasukan

4. Preview Results

Pada grup Preview results terdiri  dari Preview resutls ,  Find recipient, Check for errors yang memiliki fungsi masing-masing yakni :

1. Preview resutls :  Digunakan untuk memasukan data yang telah dipilih
2. Find recipient : Digunakan untuk mencari penerima e-mail
3. Check for errors : Digunakan untuk menangani kesalahan saat selesai menggabungkan surat.

5. Finish

 Pada grup Finish terdiri  dari Finish and marge yang memiliki fungsi masing-masing yakni :

1. Finish and marge : Digunakan untuk menyatakan bahwa mail merge telah diselesaikan dan terlengkapi, sehingga siap untuk dicopy, dicetak maupun dikirim dalam via e-mail. 

Cara membuat Envelopes , latter , dan labes , serta cara memasukan data penerimanya.

1.Envelopes

1.Buka mic word 2016
2.Pilih menu mailing
3.Pilih Envelopes pada star mail marge pada grup star mail marge 

 

4.Pada envelopes size pilih costum size untuk mengatur ukuran amplopnya

 

5.Lalu klik ok
6.Kemudain aktifkan ruler pada menu view , maka akan tampil header , jika belum aktif



7.Pilih menu insert , pilih shape garis untuk menambahkan line(garis pembatas) , kemudian tekan shift dan klik , tarik agar garis lurus.
8.Insert gambar logo yang diinginkan , untuk logo dari amplop dan pilih layout option (square)
9.Ketik kepala amplop, selanjutnya nomor serta alamat yang dituju

 

10.Dan amplop surat telah selesai

2.Latters

1.Buka mic word 2016
2.Pilih menu mailing
3.Pilih Latters pada star mail marge pada grup star mail marge 

 

4.Dan buat kepala surat dengan cara yang sama dengan cara membuat kepala pada amplop
5.Ketikan isi surat yang diinginkan
6.Suratpun sudah selesai

3.Labels

1.Buka mic word 2016
2.Pilih menu mailing
3.Pilih Labels pada star mail marge pada grup star mail marge 

 

4.Klik new label , Kemudian atur ukuran label yang diinginkan

 

5.Setelah selesai mengatur ukurannya , klik ok



6.Dan label pun telah selesai

4.Memasukan data penerima

 

a) Memasukan data dari data yang telah disimpan

1.Pilih Select Recepient pada menu mailings
2.Pilih Use an exiting list 

 

3.Pilih data yang ingin dimasukan , kemudian klik open , setelah itu ok

 

4.Letakan kursor ditempat yang akan dimasukan data penerima
5.Pilih data yang akan dimasukan pada Insert marge filed 



6.Kemudian pilih Preview result

 

7.Maka semua data yang dimasukan secara otomatis akan dimasukan ke amplop , surat , dan label yang diinginkan




b) Memasukan data dari data yang baru atau data yang belum disimpan 

1.Pilih Select Recepient pada menu mailings
2.Pilih Type an new list

 

3.Pilih Costumize coloumns



4.Pilih filed name yang akan digunakan , kemudain klik ok
   Add → Ketikan nama → OK→ dan hapus data yang tidak digunakan → OK



5.New entry untuk menambahkan data , lalu klik ok.
   Kita akan diarahkan untuk menyimpan file , dan tentukanlah tempat penyimpanan filenya.
 

6.Letakan kursor ditempat yang akan dimasukan data penerima
7.Pilih data yang akan dimasukan pada Insert marge filed 

 

8.Kemudian pilih Preview result



9.Maka semua data yang dimasukan secara otomatis akan dimasukan ke amplop , surat , dan label yang diinginkan



Sekian dulu ya pembahasan mengenai mail marge kali ini.
Semoga bermanfaat , dan jangan lupa tinggalkan komentar yang bisa memuat blok ini lebih baik kedepannya ya.
Trimakasih 😌😌😌